Pourquoi utiliser un outil de gestion de flotte ?

Les entreprises avec un très grand parc automobile ne sont pas les seules à devoir gérer de manière optimale leur flotte. Dès lors qu’une entreprise, détient une vingtaine de véhicules, il devient important pour elle de gérer sa flotte avec les outils appropriés afin de limiter les coûts.

Outils et logiciels de gestion de flotte : définition

Face aux nombreux coûts générés par les différents postes (carburant, loyers liés au leasing, entretien & maintenance, …)  les entreprises doivent trouver des solutions pour tracker l’ensemble des dépenses. La gestion de flotte fait bien souvent partie de cette équation, surtout lorsqu’il s’agit : d’entreprises de logistique, d’ entreprises commerciales, de transporteurs, ou encore des services d’urgence.

Rappelons que la gestion de flotte sert à :

• Organiser le cycle de vie de ses véhicules
• Administrer les conducteurs et leurs documents (permis de conduire, assurance)
• Organiser les procédures de sécurité et de contrôle
• Assurer et planifier la maintenance des véhicules
• Gérer la consommation de carburant

Bon nombre de sociétés utilisent encore le simple tableur Excel mais elles sont vites limitées sur ce type d’usage : tâches manuelles et répétitives, fort risque d’erreur, difficulté de traiter toutes les informations. C’est pour cela que nous recommandons vivement de s’équiper d’un logiciel de flotte adapté où toutes ces données seront centralisées.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de flotte ?

Les logiciels de gestion de flotte, sont des logiciels connectés à une grande partie des acteurs de l’écosystème de la flotte. Ces logiciels savent récolter et traiter les données provenant des fichiers de transactions ou des factures de nombreux fournisseurs (loueurs, émetteurs de cartes carburant, assureurs) ainsi que de l’Etat (SIV pour la gestion des immatriculation et ANTAI pour la gestion des amendes).  

Ils offrent ainsi une vue complète sur l’ensemble des dépenses d’un véhicule depuis un outil unique.

Voici une liste non exhaustive de fonctionnalités disponibles :

Accès à une vision complète sur le parc automobile

Utiliser un outil de gestion de flotte permet d’analyser l’ensemble des données liées aux véhicules, de la consommation de carburant à la maintenance. Tout est centralisé dans des tableaux de bords qui permettent d’avoir une visibilité sur un grand nombre d’indicateurs :

• Par véhicule
• Par type de dépense
• Par type d’usage

Cela aide à la prise de décision et au suivi d’actions optimales permettant une meilleure utilisation du parc et une maîtrise des coûts…

Calcul simplifié du TCO

Estimer le TCO de sa flotte (Total Cost of Ownership) peut très vite devenir un casse-tête.

En passant par un logiciel de gestion de flotte, tous les coûts liés au véhicules sont centralisés et l’on parvient à calculer automatiquement le TCO par jour, par mois, par an et au global. La comparaison entre les différents véhicules d’une flotte devient très facile et les actions à mener sont aisément identifiées. 

Optimisation de la fiscalité et de la gestion comptable

A l’aide de paramétrages prédéfinis, les logiciels de gestion de flotte aident souvent dans le calcul de la TVS et l’édition des formulaires CERFA 2855⁽¹⁾ . Ils permettent également de calculer simplement les avantages en nature (AeN) offerts aux salariés dans le cas de véhicules de fonction. Enfin, ils offrent des moyens plus simples de centraliser la récupération de la TVA sur les postes qui le permettent : Carburant, Péages, Parking et loyer (ce dernier uniquement pour les véhicules utilitaires).

Gain de temps considérable pour le gestionnaire ou le chef d’entreprise

De nombreux leviers génèrent un réel gain de temps lorsqu’on s’équipe d’un logiciel de gestion de flotte :

• Les tâches de routines sont automatisables pour se concentrer sur les décisions les plus importantes ;
• De nombreuses alertes peuvent être mises en place afin d’anticiper d’éventuels problèmes : surconsommation de carburant, montant de dépense excessif, delta entre loyer théorique et facturé, etc.
• Certains logiciels mettent même à disposition des entreprises des modules de gestion de la maintenance et des sinistres. De la même façon, cela permet de réduire les coûts d’entretien grâce à la planification de la maintenance de la flotte : entretiens, contrôles techniques, réparations… Ce qui améliore la longévité et la valeur résiduelle des véhicules.

Il est indispensable pour un responsable de flotte de suivre de manière précise les données de son parc automobile grâce à un logiciel de gestion adapté, mais pas seulement ! En mettant en place l’utilisation de cartes carburant au sein de l’entreprise, il est possible d’exploiter de manière optimale les données liées à la consommation de carburant en intégrant les factures et relevés de transactions dans l’outil de gestion de flotte automobile.

⁽¹⁾ Déclaration de la taxe sur les véhicules des sociétés.