Comment optimiser son TCO ?

Face aux défis de baisse des coûts recherchée par les entreprises qui gèrent une flotte automobile, un indicateur global fait aujourd’hui la course en tête : le TCO. Grâce à cet indicateur, les PME jusqu’aux grands groupes peuvent mieux gérer leurs véhicules et ainsi diminuer leurs dépenses. Mieux encore, le TCO est un moyen de créer de la valeur. Explications.

Qu’est-ce que le TCO pour les flottes automobiles ?

Le TCO, pour Total Cost of Ownership, soit en français, le coût total de possession, est indicateur du coût global du cycle de vie d’un produit. Utilisé au départ dans le secteur industriel, les gestionnaires de flottes automobiles y ont trouvé un avantage certain pour faire les meilleurs choix de véhicules.

Il est d’abord important de comprendre que le TCO n’est pas le coût d’achat, mais de l’ensemble des dépenses directes et indirectes liées à la vie d’un véhicule, appelées aussi les coûts cachés. Cela prend donc en compte les gros postes de dépenses tels que:

• Le financement du véhicule (en location ou en dépréciation lorsque le véhicule est possédé)
• Les achats de carburant 
• L’assurance du véhicule
• Et bien entendu les dépenses liées à l’entretien et la maintenance 

De plus, pour estimer le coût de possession d’un véhicule en flotte, il faut ajouter les dépenses telles que

• La pneumatique
• La fiscalité (TVS, Avantages en nature, etc.)
• Les éventuelles amendes
• Les services routiers (péage, parking, lavage)
• L’assistance
• La formation des conducteurs (type sécurité routière, éco-conduite, etc.)
• Les éventuels véhicules de prêts en cas d’accident
• Les logiciels de gestions de flotte ou de télématique
• Les frais de revente
• Et bien entendu les frais liés au temps de gestion administrative du parc en lui-même

D’ailleurs, il est assez commun de distinguer les dépenses selon la segmentation suivante :

• Le TCO véhicule, c’est-à-dire tous les coûts liés au véhicule en lui-même : prix d’achat, maintenance, charges fiscales et sociales, bonus/malus écologiques, services routiers, carburant, etc.
• Le TCO lié au conducteur qui va comme son nom l’indique dépendre de l’usage qui est fait du véhicule et du comportement du conducteur. Ici on comptabilise en général les amendes, la surconsommation de carburant et/ou de maintenance, ainsi que les surcoûts liés à la sinistralité
• Enfin le TCO dit de flotte, c’est-à-dire tous les coûts liés à la gestion de flotte : le temps administratif, les logiciels de gestion de flotte, et les couts liés à l’immatriculation des véhicules.

Pourquoi calculer le TCO de ses véhicules ?

S’arrêter au financement du véhicule ne permet d’appréhender que ~40% du coût total. L’adage « on ne peut diminuer que ce qui est mesurable » fait ici tout son sens !

Il faut donc connaitre les dépenses réelles liées à la totalité de l’usage du véhicule pour pouvoir éventuellement les baisser. Le TCO est ainsi un indicateur clé, et par conséquent un outil de pilotage et de gestion. Les données qu’il génère sont par ailleurs autant d’informations qui servent à la direction financière de l’entreprise, ou au service comptabilité pour les TPE et les PME.

Comment maitriser son TCO ? 

De nombreuses pistes peuvent être utilisées pour baisser ses dépenses de flotte. En voici quelques une :

S’équiper d’un logiciel de gestion de flotte

Ces logiciels permettent de centraliser toutes les dépenses liées au véhicules dans un seul et même outil. Cet outil générera ensuite des rapports qui vous aideront à calculer facilement le TCO, à comparer les consommations des différents véhicules de votre flotte et d’identifier les éventuels postes à baisser. Ces logiciels vous aideront aussi à limiter les tâches manuelles et répétitives et ainsi de diminuer le risque d’erreurs ;

Analyser et agir sur les coûts principaux

Le financement du véhicule pèse pour à peu près 40% du TCO du véhicule. Plusieurs modes de financement existent. Avant d’opter pour l’un ou l’autre, veillez bien à comparer les options en amont. (Cliquez ici pour en savoir plus sur le leasing des flottes de véhicules.)

Le carburant est le deuxième poste de dépense pour une flotte de véhicules légers. Le premier réflexe à avoir est de s’équiper d’une carte carburant pour sécuriser une vision complète sur ce poste de coûts. Ensuite, veillez à sensibiliser vos salariés aux bons comportements : privilégier les stations dites prix bas, adopter l’éco conduite, éviter les carburants dits « Premium ». (Pour optimiser vos dépenses de carburant, cliquez ici.)

Pour l’entretien & la maintenance, veillez tout d’abord à bien respecter les calendriers d’entretien du véhicule. Cela vous évitera de mauvaises surprises en fin de contrat si vous optez pour le leasing. Par ailleurs, l’enjeu pour vous sera de responsabiliser un maximum vos conducteurs : éviter les surcharges inutiles, adopter ici aussi l’éco conduite. Enfin, n’hésitez pas à vous rendre dans les chaînes de garages indépendantes plutôt que de faire l’entretien chez les constructeurs. Les prix y sont en général bien moins chers et les opérations restent sous garantie constructeurs.

Récupérer efficacement la TVA

• Pour le carburant, optez pour un carte carburant pour vous faciliter la vie et ne pas avoir à courir derrière les notes de frais
  • Pour les péages, la TVA est récupérable à hauteur de 100% lorsqu’on possède des justificatifs affichant les montants en HT. Pour cela, couplez votre carte carburant d’un boitier de télépéage et centralisez vos dépenses et la TVA récupérable sur une seule et unique facture
• Enfin pour le financement, les loyers de LOA ou de LLD sont récupérables pour les Véhicules (VU) utilitaires seulement mais pas sur les (VP)