Comment gérer efficacement le volet « sinistres » de votre flotte automobile ?

La gestion des sinistres d’une flotte automobile est un exercice complexe qui exige de naviguer entre maîtrise des coûts et protection des collaborateurs. Les accidents routiers professionnels constituant la première cause de mortalité au travail^[1], il est impératif d’inscrire la baisse de la sinistralité de votre flotte au rang de vos priorités. Pour gérer efficacement ces événements et réduire leur nombre, vous disposez de plusieurs leviers.

Gérer ses sinistres en conformité avec la car policy

Avant toutes choses, assurez-vous que la gestion des sinistres fait partie intégrante de la car policy (« politique automobile ») de votre entreprise. Cette charte, qui rassemble les informations stratégiques liées à vos véhicules et à leur utilisation, mentionne les documents nécessaires aux déclarations de sinistres auprès de votre assureur tout en en détaillant clairement les diverses étapes. De cette façon, chaque conducteur est en mesure de constituer immédiatement et en toute autonomie son dossier, ce qui contribue aussi à optimiser le temps d’indisponibilité des véhicules.

Par ailleurs, ce document doit également décrire précisément les niveaux de garantie et les franchises à souscrire pour assurer vos véhicules, l’objectif étant de maîtriser les coûts d’assurance et d’offrir à votre entreprise, ainsi qu’à vos collaborateurs, une protection optimale. Il est de plus recommandé d’inclure à votre car policy un volet prévention incitant les salariés à adopter une conduite prudente et responsable.

Connaître les spécificités de son contrat d’assurance de flotte automobile

Afin de simplifier la gestion des assurances et de vous faire gagner du temps, les assureurs proposent des contrats « flotte automobile », généralement accessibles à partir de trois ou quatre véhicules. La prime d’assurance auto moyenne par véhicule assuré dans un tel contrat s’élèverait à 550 € par an et représenterait près de 9 % du coût total d’une flotte automobile^[2]. Il s’agit donc d’un poste de dépenses important qui mérite toute votre attention. Quel que soit l’effectif de votre parc automobile, la police « flotte » assure la totalité de vos véhicules, utilitaires légers, poids lourds, engins de chantier, et deux-roues compris. Ce contrat vous permet en théorie de bénéficier d’une tarification plus avantageuse que celle proposée dans le cadre d’une souscription mono-contrat. Pour établir son tarif, l’assureur examine la sinistralité de votre flotte de véhicules sur une période de trois à cinq ans, leur usage, leur type, et leur zone de circulation. En tant que gestionnaire de flotte, vous avez donc intérêt à contenir la sinistralité de votre parc automobile pour limiter la hausse de vos cotisations d’assurance.

Si vous possédez un parc important, vous avez certainement souscrit un contrat dit « flotte ouverte » : vous n’avez donc pas besoin de procéder à la déclaration immédiate des véhicules intégrant votre flotte (contrairement au contrat dit « flotte fermée »). Néanmoins, pour éviter les mauvaises surprises en cas de sinistre, n’oubliez pas de communiquer la composition détaillée de votre parc à votre assureur à chacune des échéances de votre contrat.

Notez qu’à la différence des mono-contrats, les contrats d’assurance de flotte automobile ne contiennent jamais de coefficient de réduction-majoration (CRM) ou « bonus-malus ». Le montant de votre cotisation est revu chaque année par votre assureur à la date d’échéance de votre contrat : ce calcul se base sur un rapport annuel relatant l’ensemble des sinistres ayant eu lieu au cours des douze derniers mois, ainsi que sur les caractéristiques de votre parc. En outre, ce calcul ne tient pas non plus compte des éventuels bonus-malus de vos conducteurs. En tant que responsable de parc automobile, il vous appartient de déclarer l’ensemble de ces sinistres à votre assureur. Ce dernier en conserve la trace dans un fichier national tenu par l’Association pour la gestion des informations sur le risque en assurance (Agira).

Faire baisser la sinistralité de votre parc automobile

En 2021, le risque routier professionnel représentait un accident de la route lié au travail toutes les dix minutes, soit 56 390 victimes^[3]. Quel que soit votre secteur d’activité, la taille de votre parc, ou le type de véhicules le constituant, vous êtes donc confronté à la sinistralité automobile, ses coûts, ainsi que ses conséquences humaines et organisationnelles. Si la prévention des accidents graves doit être au cœur des préoccupations des gestionnaires de flotte, ces professionnels ne doivent cependant pas négliger la perte de temps et d’argent que représentent les petits accrochages du quotidien. En effet, ces dommages de moindre importance pèsent fortement sur le TCO (Total Cost of Ownership) de votre flotte.

La bonne nouvelle, c’est que vous avez les moyens d’agir sur cette sinistralité, en optimisant tout d’abord le contrôle et le suivi de vos véhicules. Commencez par surveiller régulièrement l’état des freins, des pneus (usés ou sous-gonflés), des dispositifs d’éclairage, et tenez toujours compte des indications des constructeurs lorsque vous procédez à des opérations de maintenance. Impliquez les conducteurs dans l’entretien des véhicules, ce sont les mieux placés pour repérer les dysfonctionnements éventuels !

Veillez ensuite à mener des actions de sensibilisation à la sécurité routière auprès de vos collaborateurs. Il peut s’agir de formations à l’écoconduite, ou encore de challenges internes sur le comportement routier évalués grâce aux solutions télématiques embarquées dans les véhicules. Afin que chacun prenne pleinement conscience de l’importance d’adopter un comportement responsable au volant, n’hésitez pas à établir une charte de bonne conduite et à la faire signer par tout nouveau collaborateur appelé à utiliser un véhicule de votre parc.

Misez enfin sur les assistances électroniques à la conduite (Advanced Driver-Assistance Systems ou ADAS), comme l’aide au freinage d’urgence, l’antiblocage des roues, la détection d’angles morts, l’aide au maintien dans la file de circulation, ou la reconnaissance des limitations de vitesse. Destinées à compenser les défaillances des conducteurs, elles peuvent vous permettre de réduire la sinistralité de votre flotte. À condition de renouveler régulièrement votre parc pour bénéficier des dispositifs les plus perfectionnés.

^[1] https://travail-emploi.gouv.fr/sante-au-travail/prevention-des-risques-pour-la-sante-au-travail/article/risque-routier-professionnel
^[2] https://www.coover.fr/assurance-auto/flotte/etude-coronavirus
^[3] https://travail-emploi.gouv.fr/sante-au-travail/ressources-utiles/article/risque-routier-professionnel-des-chiffres-cles-pour-sensibiliser-a-la-premiere