Quels sont les avantages d’une carte carburant ?

Destinée aux professionnels, la carte carburant, ou carte essence, permet aux conducteurs de se ravitailler dans les stations-services dans le respect d’un cadre fixé par l’entreprise. Indispensable au fonctionnement simplifié et optimal d’une flotte automobile, quelle que soit sa taille, la carte carburant permet à l’entreprise et à ses collaborateurs de bénéficier de nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une carte carburant ?

Une carte carburant est une carte qui permet aux chauffeurs de prendre du carburant dans les stations-service sans avancer les frais, à l’image d’un compte que l’on aurait dans une boutique.

Au lieu de payer directement et d’accumuler les tickets de caisse, les cartes carburant centralisent toutes les dépenses de tous les salariés équipés dans une seule et même facture, mensuelle ou bimensuelle selon l’offre choisie. Cela signifie que les utilisateurs de la carte peuvent se ravitailler dans n’importe quelle station-service du réseau de la carte en question, l’entreprise ne paiera qu’au moment de la facturation.

A noter que la carte carburant est uniquement destinée aux professionnels, quels qu’ils soient, de l’artisan à la grande entreprise.

Une carte carburant pourra être associée aussi bien à un utilisateur unique qu’à un véhicule. Associée à un utilisateur, la carte est nominative. Associée à un véhicule, elle peut être utilisée par plusieurs utilisateurs.

Avantage 1 : L’accès à un large réseau de stations-service  

La carte carburant offre une large couverture nationale avec la garantie de pouvoir se ravitailler facilement. Pour l’organisation de la flotte, c’est un bénéfice essentiel.

Il existe deux types de cartes carburant : les cartes dites « mono-enseigne » et les cartes dites « multi-enseignes » :

• Une carte mono-enseigne (appelée aussi monomarque) permet de se ravitailler dans une enseigne unique (parmi les cartes les plus connues, nous comptons les cartes essence Carrefour, Intermarché ou encore Auchan) ;
• Une carte multi-enseignes (ou multimarques) permet quant à elle de se ravitailler dans les stations-services de différentes enseignes. L’utilisateur peut ainsi accéder à un plus large réseau de stations (ex. carte Ticket Fleet Pro ou Easyfuel).

Attention, tous les réseaux ne se valent pas. Une carte multimarque offre l’accès à une liste d’enseignes bien précise. Il faut donc comparer les réseaux pour trouver celle qui vous convient le mieux !  (cf. Comment choisir une carte carburant)

Avantage 2 : La gestion des dépenses carburant de votre flotte simplifiés

Le carburant représente le deuxième poste de coûts pour les flottes de véhicules légers et pèse pour 20-25% des dépenses d’une flotte, après le financement (45-50%). Avec la hausse récente des prix des carburants, les solutions qui permettent de faire baisser la facture sont donc à considérer.

Par ailleurs, une mauvaise gestion des notes de frais peut coûter très cher. Non seulement cela prend du temps, mais on peut vite se retrouver à perdre ses tickets de caisse ou à payer pour les ravitaillements douteux.

Avantage 3 : Un temps de gestion administrative raccourci et une trésorerie protégée

Plus besoin de traiter les tickets et les notes de frais ! Avec la carte carburant, l’entreprise ne reçoit qu’une seule facture bimensuelle ou mensuelle selon l’offre choisie et s’acquitte de son paiement sous 10 à 15 jours. Ce différé de paiement permet aux entreprises d’optimiser la gestion de leur trésorerie.

Autre avantage de la facture unique,  la récupération de la TVA est largement simplifiée. Tout le détail des transactions y apparait et il n’y a plus qu’à collecter le montant de TVA qui apparait en bas de page ! 

Avantage 4 : Un contrôle optimal des dépenses

Le contrôle précis de la consommation est rendu possible par le paramétrage des cartes avec des limites de dépenses (choix d’un plafond de consommation, restrictions horaires, utilisation uniquement certains jours de la semaine ou utilisation uniquement pour un type de carburant en particulier…).

L’entreprise conserve ainsi une certaine flexibilité, tout en offrant à ses collaborateurs une carte qui est parfaitement adaptée à leurs besoins.

De plus, la plupart des émetteurs de cartes carburant donnent accès à un espace en ligne leur permettant de :

• Visualiser les différentes transactions en temps réel
• Paramétrer des systèmes d’alertes qui aideront à identifier des transactions douteuses
• Générer des rapports de consommation personnalisés
• Suivre l’état de ses cartes carburant et d’agir sur celles-ci (opposition, commande …)
• Accéder aux factures et les télécharger
• Etc.

Avantage 5 : Une sécurité pour l’entreprise et les chauffeurs

La carte carburant est sécurisée grâce à un code PIN qui lui est associé. Cela évite les fraudes ou les utilisations malveillantes de la carte. Ne s’agissant pas d’une carte de paiement a proprement parlé, elle ne pourra pas être utilisée par d’éventuels voleurs.

De la même façon, il n’y a jamais de mauvaises surprises grâce à la mise en place d’alertes de consommation et au paramétrage des plafonds de carte. Les entreprises qui proposent des cartes essence donnent accès à une interface qui prévient d’éventuelles transactions frauduleuses, mais également lorsque le seuil de dépenses est atteint.

Le plafond de la carte, quant à lui, offre à l’utilisateur la possibilité de mettre en place une limite de consommation personnalisée mensuelle, hebdomadaire, voire journalière. Le budget fixé n’est donc pas dépassé et l’entreprise poursuit ses économies sur les dépenses en carburant.

Avantage 6 : Les services associés aux cartes carburant

Les différents fournisseurs de cartes carburant offrent souvent des services annexes tels que :

• Les télépéages
• Le lavage
• La recharge électrique

La mécanique est la même. Comme pour le carburant, l’utilisateur peut laver son véhicule et régler ses dépenses de péage ou de parking, sans avancer les frais. Toutes ces transactions seront consolidées dans une facture unique, claire et détaillée au grand bonheur des gestionnaires de flotte !

À quoi faut-il faire attention dans le choix d’une carte carburant ?

Bien choisie, une carte carburant contribue ainsi à une maîtrise des dépenses de carburant et à l’organisation optimisée et productive de sa flotte de véhicule !

Attention cependant à bien comprendre quel prix de référence est utilisé par l’émetteur de la carte carburant. Il existe en effet deux modèles: la facturation au prix « pompe » et la facturation au prix dit « barème » (Pour en savoir plus, rendez-vous ici).  Pour éviter les mauvaises surprises lors du paiement, privilégiez les cartes facturées au prix pompe. De cette façon, le prix sur la facture sera bien le prix affiché en station !