Limiter l’usage abusif des véhicules de fonction grâce à la carte carburant

Lorsque vous octroyez un véhicule à un salarié, il est important pour votre entreprise d’être en mesure de contrôler l’utilisation qui en est faite. Fournir une carte essence à vos collaborateurs est alors un moyen efficace de limiter les pratiques abusives.

Véhicules de fonction et véhicules de service : quelles restrictions d’utilisation ?

Les véhicules d’entreprise destinés à vos collaborateurs pour l’exercice de leurs missions sont soit des véhicules de service, soit des véhicules de fonction, aussi appelés véhicules de société.

Ces derniers, qui représentent un avantage en nature, peuvent être utilisés aussi bien pour des trajets professionnels que personnels, c’est-à-dire en dehors des heures de travail et pendant les congés. Pour autant, cet usage personnel comporte parfois des restrictions instaurées par l’entreprise. Le contrat de travail de vos collaborateurs peut ainsi spécifier une utilisation personnelle limitée à un certain périmètre géographique, ou à certaines périodes, en excluant par exemple, les week-ends ou les congés d’été. De même, les contrats de travail doivent stipuler à qui revient la charge de supporter les frais d’essence des véhicules de société lors de trajets privés : le salarié ou son entreprise.

Quant aux véhicules de service, ils sont en général uniquement utilisés pour réaliser des trajets professionnels. Par exception, les contrats de travail de votre organisation peuvent autoriser une utilisation de ces véhicules entre le lieu de domicile des salariés et le lieu de travail.

Un suivi précis et en temps réel grâce à la carte carburant

En tant qu’employeur, vous êtes confronté au contrôle de la bonne utilisation des véhicules de votre flotte par vos collaborateurs. Une gestion quotidienne difficile, qui peut être complexifiée par la multiplicité des situations possibles et par la taille de votre parc automobile. En fournissant une carte essence à chacun de vos salariés détenteurs d’un véhicule, vous vous assurez un suivi simplifié et immédiat de leurs dépenses, ce qui vous permet de contrôler et de limiter les abus.

Les cartes carburant présentent l’avantage d’être accompagnées d’outils de suivi des dépenses et de documents récapitulatifs. Elles vous donnent la possibilité de connaître, en temps réel, la consommation précise par carte, et donc par véhicule, ou encore les stations-services les plus utilisées. De plus, ces cartes sont entièrement paramétrables : vous gardez la main sur les dépenses de vos salariés en établissant des plafonds de consommation journaliers et mensuels, des restrictions horaires, et/ou des interdictions d’achat sur certains types de carburant. Vous avez également la possibilité d’activer l’option lavage, lubrifiants ou achats en boutiques selon certaines cartes carburants.

Vous disposez également d’un espace en ligne vous permettant de faire varier le montant des plafonds de réapprovisionnement en essence par carte et/ou l’encours mensuel global de l’ensemble des cartes (en prix ou en quantité). Vous pouvez aussi bloquer la carte à distance, commander de nouvelles cartes, modifier les informations de l’entreprise, et recevoir des alertes par e-mail vous signalant des transactions potentiellement suspicieuses. Grâce à la carte essence choisie, vous pouvez enfin orienter le ravitaillement de vos collaborateurs vers la ou les enseignes dont la politique de prix convient le mieux à votre entreprise, comme les stations prix bas qui vous permettent de réaliser des économies considérables.

Afin d’optimiser votre contrôle des pratiques abusives, les cartes essence sont dotées de systèmes de vérification lors de chaque achat : saisie du kilométrage du véhicule et/ou de l’identifiant du conducteur.

Outre les frais d’essence, les cartes essence peuvent aussi vous servir à améliorer le suivi d’autres dépenses, comme les frais d’entretien des véhicules (réparations, lavage), de parking et de péage, ou d’achats en boutique. Autant de notes de frais qui n’encombreront plus votre service comptabilité !